Manual de Usuario Oficial

1. Introducción

Bienvenido a ChecklistPro, el sistema integral para la gestión operativa en retail. Esta plataforma está diseñada para eliminar el uso de papel, Excel y herramientas dispersas, centralizando todas las operaciones de sus tiendas o sucursales en un solo lugar.

¿Qué puedo hacer aquí?

2. Roles y Permisos

El sistema adapta su interfaz según el nivel de acceso del usuario. Identifique su rol:

3. Interfaz y Uso Básico

La experiencia de ChecklistPro v2.8.1+ se basa en el sistema "Variant 5", inspirado en cintas de opciones modernas para máxima productividad. Incluye Sistema de Trazabilidad y Confianza completo.

Barra de Herramientas (Ribbon)

En la parte superior encontrará las pestañas principales:

Iconografía Común

4. Panel Principal (Dashboard)

Es la pantalla de bienvenida. Diseñada para decirle "cómo va el día" en 5 segundos.

Widgets Principales

1. Resumen de Tareas de Hoy Muestra un gráfico de dona con el progreso de las tareas del día (Pendientes vs Completadas).
   Acción: Click en el centro para ir a "Mis Tareas".
2. Alertas Críticas Avisos de inventario bajo, tareas vencidas o mensajes urgentes del administrador.
3. KPIs de Venta (Tiempo Real) Si su tienda reporta ventas, verá el acumulado del día comparado con la meta.

5. Operaciones y Tareas

El corazón del sistema. Aquí es donde se realiza el trabajo diario.

Cómo completar un Checklist

1. Seleccionar la Tarea Vaya a la pestaña Operaciones. Verá su lista de tareas asignadas. Haga click en "Iniciar" o "Abrir".
2. Marcar Items Lea cada punto y marque el checkbox ☑️ conforme lo realice.
3. Adjuntar Evidencia (Si se pide) Algunos puntos tienen un icono de cámara 📷. Es obligatorio subir una foto para poder marcarlo.
   🆕 v2.8.1+: Las tareas marcadas como "requiere evidencia" no se pueden completar sin foto. El sistema mostrará un mensaje claro si intenta completar sin evidencia.
4. Finalizar Al completar todos los puntos, el botón "Finalizar Tarea" se habilitará. Púlselo para cerrar el checklist.

6. Pizarra FlowBoard

Una herramienta visual única para procesos complejos y colaboración.

Conceptos Clave

• Pizarras: Espacios de trabajo temáticos (ej: "Lanzamiento Navidad").
• Nodos: Pasos del proceso. Pueden ser simples notas o tareas ejecutables vinculadas a checklists.
• Conectores: Flechas que indican qué hacer después.

Uso Correcto

Utilice FlowBoard para diseñar procesos antes de ejecutarlos. No lo use como un simple bloc de notas desordenado.

7. Inventario

Gestión de stock profesional con soporte para códigos de barras.

Escáner Integrado

El sistema soporta lectores físicos (pistolas USB/Bluetooth) y cámara del celular.

• Modo Pistola: Haga click en el campo de búsqueda y dispare el lector. El sistema detecta el "Enter" automático.
• Modo Cámara: Pulse el icono de código de barras 🆙 para activar la cámara del dispositivo móvil.

Realizar una Auditoría (Conteo Ciego)

1. Ir a Inventario > Auditoría.
2. Seleccionar categoría (ej: "Bebidas").
3. El sistema mostrará los productos SIN la cantidad actual (para evitar sesgos).
4. Cuente físicamente y anote la cantidad real.
5. Al guardar, el sistema generará un reporte de Diferencias (Mermas/Sobrantes).

8. Chat TraceTalk (v2.16.0)

Comunicación corporativa segura y contextual, ahora mejorada con tecnología PWA Local.

Tipos de Chat

• Global de Tienda: Para anuncios generales ("Reunión a las 3 PM").
• Contextual por Tarea: Dentro de cada checklist hay un chat específico para discutir problemas de esa tarea en particular.

9. Reportes y Bitácora

Historial y evidencia de todo lo sucedido.

Bitácora Digital

Sustituye al cuaderno de novedades. Registre aquí:

• Incidencias de mantenimiento.
• Quejas de clientes.
• Situaciones de seguridad.

Las entradas de bitácora no se pueden borrar (por seguridad), solo anular con justificación.

Exportación

Cualquier tabla de datos puede exportarse usando los botones en la esquina superior derecha:

Excel 📗 PDF 📕 Imprimir 🖨️

🆕 Sistema de Trazabilidad y Confianza (v2.8.1+)

Modal de Detalles con Pestaña de Auditoría

Al hacer clic en cualquier tarea, se abre un modal con 3 pestañas:

• 📋 Detalles: Información completa de la tarea
• 💬 Comentarios: Historial de comentarios
• 🔒 Auditoría: Historial completo de todas las acciones realizadas

La pestaña de Auditoría muestra:

• ✅ Todas las acciones (crear, modificar, completar, eliminar)
• ✅ Usuario responsable de cada acción
• ✅ Fecha y hora exacta
• ✅ Cambios realizados (antes/después)
• ✅ Timeline visual cronológico

Validación de Evidencias Obligatorias

Las tareas pueden marcarse como que requieren evidencia antes de completarse:

• Campo: requiresEvidence: true
• Validación: El sistema impide completar sin foto/evidencia
• Mensaje: "⚠️ Esta tarea requiere evidencia (foto) antes de completarse"
• Badge Visual: Las cards muestran "⚠️ Requiere evidencia"

Indicadores Visuales

El sistema muestra información de trazabilidad directamente en las cards:

• 🕒 Última Modificación: Fecha de última modificación visible
• ⚠️ Requiere Evidencia: Badge amarillo cuando aplica
• 📷 Evidencias: Contador de evidencias adjuntas

Funcionamiento Offline

El sistema de trazabilidad funciona completamente offline:

• ✅ Registra acciones en localStorage cuando no hay conexión
• ✅ Se sincroniza automáticamente cuando hay conexión
• ✅ Fallback inteligente si la API falla
• ✅ No se pierde información

Trazabilidad en Conversiones FlowBoard

Cuando se convierte un post-it de FlowBoard a tarea/checklist:

• ✅ Se registra metadata completa del origen
• ✅ Se vincula automáticamente al FlowBoard original
• ✅ Se puede rastrear el origen desde la tarea
• ✅ Se muestra en el modal de detalles

👤 Guía Rápida: Usuario

Rutina Sugerida de Turno

1. Inicio de Turno: Inicie sesión y revise el Dashboard. Verifique si hay "Alertas Críticas" o anuncios en TraceTalk.
2. Revisión: Vaya a "Mis Tareas". Ordene por "Prioridad" para saber qué es urgente.
3. Ejecución: Abra las tareas programadas para la hora actual. Complete checklists y suba fotos.
4. Reporte: Si algo se rompe o falta, cree una entrada en la Bitácora inmediatamente.
5. Cierre: Antes de salir, verifique que no queden tareas en estado "En Progreso".

👔 Guía Rápida: Coordinador

Responsabilidades Clave

• Asignación Diaria Al inicio del día, verifique que todo el personal tenga tareas asignadas. Use la vista de "Calendario" para equilibrar la carga.
• Validación Las tareas marcadas como "Requiere Aprobación" no se consideran cerradas hasta que usted las revise. Abra la tarea, revise las evidencias y pulse "Aprobar" o "Rechazar" (con comentario).
• Auditoría Spot Realice conteos sorpresa de inventario (Auditoría Ciega) al menos una vez por semana en productos de alto valor.

🛡️ Guía Rápida: Administrador

Gestión Global

• Altas y Bajas Para mantener la seguridad, desactive inmediatamente el usuario de empleados que dejan la empresa (Herramientas > Usuarios > Estado: Inactivo).
• Configuración de Tiendas Defina las metas de venta mensuales en Configuración > Tiendas. Esto alimenta los KPIs del Dashboard.
• Respaldo Aunque el sistema es seguro, se recomienda exportar el "Reporte Mensual Completo" a Excel al cierre de cada mes para archivo contable.